Documento legal

Política de privacidad y de tratamiento de datos personales

Versión 2026-11-01 · Vigente desde el 1 de noviembre de 2026 · Este documento existe en inglés y en español.

1. Quién es responsable y a quién aplica esta Política

Esta Política explica cómo VanTrack (Brayan Felipe Castrillon Salazar, C.C. 1193226446), con domicilio en Pereira, Risaralda, Colombia, correo brayan.desarrollo2270@gmail.com («VanTrack», «nosotros»), trata los datos personales en relación con el servicio VanTrack: la plataforma web (incluido el sitio https://app.vantrack.cloud/ y los espacios de cada empresa en sus subdominios), la aplicación móvil «VanTrack» para Android e iOS, la API y nuestras comunicaciones (el «Servicio»).

Esta Política constituye, además, nuestra política de tratamiento de la información conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 de Colombia (incorporado al Decreto 1074 de 2015), y nuestro aviso de privacidad para efectos de las leyes de privacidad de los Estados Unidos, incluida la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA/CPRA), en la medida en que nos apliquen. Está pensada para tres tipos de personas:

• Visitantes y prospectos: quienes visitan nuestro sitio, ven el video de demostración o piden una demo.
• Clientes y sus administradores: la empresa que contrata VanTrack y las personas que la representan ante nosotros (contacto, facturación, soporte).
• Usuarios de una empresa: las personas a las que una empresa cliente da acceso (administradores, encargados, personal de oficina y conductores), y cualquier otra persona cuyos datos esa empresa cargue (por ejemplo, el contacto de un taller o alguien que aparezca en una foto).

Es importante distinguir dos roles. Cuando una empresa cliente carga datos de sus Usuarios y de su operación en VanTrack, esa empresa es la responsable del tratamiento (el «negocio» en los términos de la CCPA) y VanTrack actúa como encargado (el «proveedor de servicios»): tratamos esos datos únicamente por cuenta de la empresa, según sus instrucciones y según el Anexo A de los Términos del servicio. Si eres Usuario de una empresa, esa empresa decide qué datos tuyos carga, para qué y por cuánto tiempo, y es a ella a quien debes dirigir primero tus solicitudes; nosotros la ayudaremos y, si nos escribes directamente, te lo indicaremos y le remitiremos tu solicitud. Para los datos de prospectos, de contacto y facturación de los Clientes, de soporte y los datos de uso, VanTrack es el responsable del tratamiento y esta Política aplica directamente.

2. Qué datos tratamos

Solo tratamos los datos necesarios para prestar el Servicio. No pedimos ni queremos datos sensibles (salud, biometría, origen étnico, creencias, afiliación sindical, vida sexual), ni datos financieros personales, ni datos de menores de 18 años; los Clientes se comprometen a no cargarlos.

Lo que no recopilamos. No usamos la ubicación del dispositivo, no leemos tus contactos, no accedemos al micrófono, no instalamos rastreadores publicitarios ni analíticas de terceros, no hacemos perfiles ni decisiones automatizadas con efectos legales sobre las personas.

3. Para qué usamos los datos y con qué base

No usamos los datos para publicidad, no hacemos marketing a los Usuarios de las empresas y no «vendemos» ni «compartimos» datos personales en el sentido de la CCPA/CPRA. Los únicos correos comerciales que enviamos son a prospectos que pidieron información o a los contactos de los Clientes sobre el propio Servicio, y siempre pueden pedir no recibir más.

4. La aplicación móvil: permisos y datos en el teléfono

• Cámara y fotos. La aplicación pide permiso para usar la cámara o elegir fotos de la galería únicamente cuando decides adjuntar una foto a una inspección, a una falla o a un recibo. Las fotos se reducen de tamaño en el teléfono y se envían al espacio de tu empresa; no se suben fotos de tu galería que no hayas elegido. Puedes revocar el permiso en los ajustes del teléfono.
• Ubicación, contactos, micrófono. La aplicación no los usa ni los pide.
• Datos guardados en el teléfono. La aplicación guarda, en el almacenamiento seguro del sistema, un token de acceso por cada empresa en la que iniciaste sesión, tu nombre y rol, el idioma y el tema elegidos, y una caché temporal de lo que consultas para que la pantalla cargue rápido. Al cerrar sesión se borra el token; al desinstalar la aplicación se borra todo.
• Notificaciones. La aplicación recibe los avisos de la campana por una conexión directa con el Servicio (WebSocket) mientras está abierta y, con la app cerrada, como notificaciones push a través de Google (Firebase Cloud Messaging) o Apple (APNs); en el computador, si activas «Avisos en este equipo», a través del servicio de notificaciones de tu navegador (Google para Chrome y Edge, Mozilla para Firefox, Apple para Safari). Para enviarlas guardamos el identificador de notificaciones de tu dispositivo (un token que no revela tu identidad ni tu ubicación) asociado a tu usuario; se borra al cerrar sesión en ese dispositivo, al eliminar tu cuenta o cuando Google o Apple nos informan de que ya no es válido. Puedes desactivar las notificaciones en los ajustes del teléfono.
• Conexiones. La aplicación se comunica únicamente con los servidores de VanTrack, por HTTPS, y con las direcciones de la NHTSA o de Google Maps a través de nuestros servidores, nunca directamente.

5. Con quién compartimos los datos (encargados y terceros)

No vendemos, alquilamos ni cedemos datos personales. Los compartimos solo con:

• La empresa cliente a la que perteneces. Sus administradores ven la información de sus Usuarios y de su operación dentro de su espacio, según el rol de cada uno. Nosotros no decidimos esos accesos.
• Proveedores que nos ayudan a operar (subencargados), elegidos por su seguridad y obligados por contrato a usar los datos solo para prestarnos el servicio:

• Autoridades y terceros por obligación legal, cuando una ley, una orden judicial o una autoridad competente lo exija, o cuando sea necesario para proteger derechos, la seguridad de las personas o la integridad del Servicio. Si la ley lo permite, avisaremos al Cliente antes de entregar sus datos.
• Un sucesor del negocio, si VanTrack se vende, se fusiona o se reorganiza; los datos seguirían protegidos por esta Política y avisaríamos a los Clientes.
• Asesores profesionales (contables, legales) sujetos a confidencialidad, en lo estrictamente necesario.

Avisaremos con al menos quince (15) días de anticipación, actualizando esta tabla y por correo a los administradores de los Clientes, antes de incorporar un nuevo proveedor que trate datos personales.

6. Transferencias internacionales

VanTrack se opera desde Colombia y se aloja en servidores ubicados en los Estados Unidos. Por eso los datos personales se transfieren entre ambos países y, en el caso del correo, a la Unión Europea (Brevo). Los Estados Unidos y los países de la Unión Europea figuran en la lista de países con nivel adecuado de protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia (Circular Externa 005 de 2017, incorporada a la Circular Única), por lo que la transferencia está permitida por la Ley 1581 de 2012; además, el Cliente, como responsable, autoriza la transmisión a VanTrack como encargado mediante el Anexo A de los Términos. Para las personas ubicadas en los Estados Unidos, sus datos pueden ser consultados desde Colombia por el equipo de VanTrack para prestar soporte y operar el Servicio, bajo las mismas medidas de seguridad y confidencialidad.

El Servicio no está dirigido a personas ubicadas en la Unión Europea, el Reino Unido ni Suiza, y no diseñamos esta Política para el RGPD; si una empresa de esas regiones quiere contratar VanTrack, acordaremos previamente las cláusulas necesarias.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

Cuando un plazo termina, eliminamos o anonimizamos los datos de forma segura. Las bases de datos con datos personales que gestionamos como responsable estarán vigentes mientras exista el Servicio y mientras subsistan las finalidades de esta Política.

8. Cómo protegemos los datos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a los datos que tratamos, entre ellas: cifrado de todas las comunicaciones con HTTPS/TLS; contraseñas guardadas con funciones de hash robustas, nunca en texto claro; un esquema de base de datos separado para cada empresa, de modo que ninguna pueda ver los datos de otra; control de acceso por roles definido por cada empresa; fotos y recibos servidos únicamente a usuarios autenticados de esa empresa; bloqueo temporal tras varios intentos fallidos de inicio de sesión; cookies de sesión seguras; cabeceras de seguridad en la aplicación web (incluida una política de contenido que impide cargar código de terceros no autorizados); registros de acceso; copias de seguridad diarias; actualizaciones de seguridad del sistema y de sus dependencias; y acceso del personal de VanTrack limitado a lo necesario, con credenciales individuales y bajo confidencialidad.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo investigaremos de inmediato, avisaremos a las empresas afectadas sin dilación indebida y a más tardar dentro de las 72 horas siguientes a confirmarlo, les daremos la información necesaria para que cumplan sus propias obligaciones de notificación y, cuando la ley nos lo exija, informaremos a las autoridades (en Colombia, a la Superintendencia de Industria y Comercio) y a las personas afectadas.

9. Tus derechos

9.1 Si estás en Colombia o eres titular bajo la Ley 1581 de 2012

Tienes derecho a: conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se les ha dado; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley; revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos; y acceder gratuitamente a ellos. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción (prorrogables por cinco más, avisándote) y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles (prorrogables por ocho más, avisándote), conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si un reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco días siguientes; si pasan dos meses sin respuesta, se entenderá desistido.

9.2 Si estás en los Estados Unidos

Según el estado en que te encuentres y si la ley te aplica (por ejemplo, la CCPA/CPRA en California), puedes tener derecho a: saber qué datos personales tenemos sobre ti, de dónde vienen, para qué los usamos y con quién los compartimos; obtener una copia; corregir datos inexactos; pedir que los borremos; oponerte a la venta o al uso compartido de tus datos para publicidad (no lo hacemos); limitar el uso de datos sensibles (no los tratamos); y no sufrir discriminación por ejercer tus derechos. Puedes ejercerlos tú o a través de un agente autorizado. Responderemos en los plazos que fije tu ley (en California, confirmación en 10 días hábiles y respuesta en 45 días, prorrogables por otros 45 avisándote). Si rechazamos una solicitud, te diremos por qué y cómo apelar. Si eres Usuario de una empresa cliente, por regla general esa empresa es el «negocio» responsable y te remitiremos a ella, ayudándola a responder.

9.3 Cómo ejercerlos

Escribe a brayan.desarrollo2270@gmail.com con el asunto «Datos personales», indicando tu nombre, la empresa a la que perteneces (si aplica), qué derecho quieres ejercer y la descripción de tu solicitud. Para proteger tu información, verificaremos tu identidad de forma razonable (por ejemplo, respondiendo desde el correo registrado en tu cuenta o a través de tu empresa) antes de entregar o borrar datos. Si tienes una cuenta en el Servicio, puedes cambiar tu idioma, tema y contraseña desde los ajustes, y pedir a tu administrador que actualice tu nombre y correo. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

10. Cómo eliminar tu cuenta y tus datos

Las cuentas de VanTrack las crea la empresa cliente para sus Usuarios; ni la plataforma web ni la aplicación móvil permiten crear cuentas por tu cuenta. Por eso:

• Si eres Usuario de una empresa (conductor, encargado, administrador): puedes pedir la eliminación de tu cuenta de tres formas: en la aplicación móvil, en Más → Eliminar mi cuenta; en la página pública https://app.vantrack.cloud/eliminar-cuenta/ (te enviamos un enlace a tu correo para confirmar); o escribiéndonos a brayan.desarrollo2270@gmail.com con el asunto «Eliminar mi cuenta». Al registrarse la solicitud, los administradores de tu empresa reciben un aviso y la atienden desde «Usuarios» en un máximo de 15 días hábiles; si no lo hacen en ese plazo, lo hacemos nosotros y te lo confirmamos por correo. Mientras tanto puedes seguir usando tu cuenta y retirar la solicitud desde la app. Un administrador también puede eliminar tu cuenta por iniciativa de la empresa, y «desactivarla» (cerrar el acceso conservando tu ficha) cuando corresponda. Al eliminar la cuenta se borran tu nombre, usuario, correo y contraseña y se cierra el acceso; los registros de operación que creaste (inspecciones, arreglos, notas) se conservan como historial del vehículo, sin tu información de contacto, porque pertenecen a tu empresa y a sus obligaciones. Si eres el único administrador de tu empresa, no hay quien procese la solicitud dentro del espacio: te contactaremos para acordar la exportación y el cierre del espacio (punto siguiente).
• Si eres administrador de una empresa y quieres eliminar todo el espacio: escríbenos desde el correo del administrador a brayan.desarrollo2270@gmail.com. Te ofreceremos antes una exportación completa, y luego eliminaremos el espacio como describe la sección 7.
• Si eres prospecto: pídenos borrar tus datos por el mismo correo o respondiendo a cualquiera de nuestros mensajes; lo haremos en un máximo de 10 días hábiles.
• En la aplicación móvil: «Más → Cerrar sesión» borra el acceso del teléfono y desinstalar la aplicación borra todo lo que guarda localmente, pero ninguna de las dos elimina tu cuenta: para eso usa «Más → Eliminar mi cuenta» o la página indicada arriba.

Podemos conservar lo que la ley nos obligue a guardar (por ejemplo, registros de facturación) y los registros de seguridad durante los plazos de la sección 7.

11. Cookies y tecnologías similares

La plataforma web usa únicamente cookies y almacenamiento local propios y necesarios: la cookie de sesión (para mantenerte autenticado; si marcas «Recordarme» dura hasta dos semanas, si no, se borra al cerrar el navegador), la cookie de protección contra falsificación de peticiones (CSRF), y preferencias como el idioma, el tema claro u oscuro y el estado del menú. No usamos cookies de publicidad ni analíticas de terceros. Google Maps, cuando la empresa lo tiene activado, puede establecer sus propias cookies al cargar un mapa, conforme a la política de Google. Puedes borrar las cookies desde tu navegador; sin la cookie de sesión no es posible usar el Servicio. Como no rastreamos a los visitantes entre sitios, no respondemos a señales «Do Not Track» de forma distinta a como tratamos a todos.

12. Menores de edad

El Servicio es para empresas y sus trabajadores mayores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos de menores. Si crees que un menor tiene una cuenta, avísanos y la eliminaremos junto con sus datos.

13. Comunicaciones

Enviamos correos transaccionales necesarios para el Servicio (avisos que configura tu empresa, restablecimiento de contraseña, estado de la prueba o la suscripción, cambios en estos documentos) que no puedes desactivar mientras tengas cuenta, salvo los avisos de la operación, que tu empresa puede configurar. Enviamos comunicaciones comerciales solo a quienes pidieron información y a los contactos de los Clientes, con una forma clara de dejar de recibirlas. Los enlaces de WhatsApp del Servicio simplemente abren esa aplicación en tu teléfono para que tú decidas escribir; no enviamos mensajes de WhatsApp automáticos.

14. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en el Servicio, en nuestros proveedores o en la ley. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha y, si el cambio es sustancial, avisaremos a los administradores de los Clientes por correo o dentro del Servicio con al menos quince (15) días de anticipación. Si el cambio implica un tratamiento que requiera una nueva autorización de los titulares, la pediremos antes de aplicarlo. Las versiones anteriores están disponibles a solicitud.

15. Contacto y canal de atención

El área encargada de atender consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales es el equipo de VanTrack, en el correo brayan.desarrollo2270@gmail.com y en la dirección Pereira, Risaralda, Colombia. Si no quedas satisfecho con nuestra respuesta, en Colombia puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) y, en los Estados Unidos, a la autoridad de privacidad o al fiscal general de tu estado.

Esta Política entra en vigor en la fecha indicada al inicio y sustituye a cualquier versión anterior.