Documento legal

Términos del servicio de VanTrack

Versión 2026-11-01 · Vigente desde el 1 de noviembre de 2026 · Este documento existe en inglés y en español.

1. Quiénes somos y cómo aceptas estos Términos

VanTrack es un servicio de software operado por VanTrack (Brayan Felipe Castrillon Salazar, C.C. 1193226446), con domicilio en Pereira, Risaralda, Colombia (en adelante, «nosotros» o el «Proveedor»). Puedes escribirnos a brayan.desarrollo2270@gmail.com.

Estos Términos del servicio (los «Términos») son un contrato vinculante entre el Proveedor y la empresa que contrata o usa VanTrack (el «Cliente»), y regulan también el uso que hacen las personas autorizadas por el Cliente (los «Usuarios»). La Política de privacidad y el Anexo A (Condiciones de tratamiento de datos) forman parte de estos Términos.

Aceptas estos Términos cuando ocurre cualquiera de estas cosas:

• Solicitas, activas o usas un espacio de VanTrack para tu empresa (por ejemplo, tuempresa.vantrack.cloud), incluida la prueba gratuita.
• Inicias sesión en la plataforma web o en la aplicación móvil. La pantalla de inicio de sesión lo indica junto al botón de entrar, y registramos la fecha y la versión de los Términos aceptados en cada inicio de sesión.
• Firmas o aceptas una orden, propuesta o correo de activación que haga referencia a estos Términos.

Si aceptas en nombre de una empresa, declaras que tienes autoridad para obligarla. Si no la tienes, o si no estás de acuerdo con estos Términos, no uses el Servicio. Cuando exista un contrato escrito firmado por ambas partes, lo que diga ese contrato prevalece sobre estos Términos en lo que sea incompatible.

2. Definiciones

• Servicio: la plataforma web de VanTrack (el panel del Cliente en su subdominio y el sitio de la plataforma en https://app.vantrack.cloud/), la interfaz de programación (API), la aplicación móvil «VanTrack» para Android e iOS, la documentación y los servicios de soporte relacionados.
• Cliente: la persona jurídica o el negocio que contrata el Servicio para administrar su flota. Cada Cliente tiene un espacio propio y aislado (su «DSP» o «empresa» dentro de VanTrack).
• Usuario: cada persona a la que el Cliente da acceso al Servicio mediante una cuenta de usuario: administradores, editores, usuarios de solo lectura y conductores.
• Datos del Cliente: toda la información que el Cliente o sus Usuarios cargan o generan en el Servicio: vehículos, VIN, placas, millaje, arreglos, facturas y recibos, cotizaciones, inspecciones y sus fotos, fallas, programas de mantenimiento, documentos, asignaciones de conductores, usuarios y sus datos de contacto, notas y configuraciones.
• Datos personales: la parte de los Datos del Cliente (y de los datos de uso) que identifica o permite identificar a una persona natural, como el nombre y el correo de un Usuario o la foto de una inspección en la que aparezca alguien.
• Datos de uso: la información técnica y de actividad que el Servicio genera al usarse: registros de acceso, direcciones IP, navegador o dispositivo, fechas y horas, páginas y funciones usadas, errores.
• Tarifas: los precios del Servicio descritos en la sección 6 o acordados por escrito con el Cliente.

3. Qué es VanTrack y qué no es

VanTrack permite registrar y organizar la operación de una flota de vans: el inventario de vehículos, las entradas y salidas de taller, los arreglos con sus facturas y quién los cubre, las cotizaciones, las inspecciones diarias desde el celular con fotos, el reporte de fallas, los programas de mantenimiento y sus avisos, los recalls publicados por la NHTSA, la asignación de conductores, los reportes y el gasto por van. Las funciones concretas pueden variar según los módulos que el Cliente tenga activos y evolucionan con el tiempo.

Es importante que entiendas lo que VanTrack no es:

• No es un servicio de Amazon ni está afiliado a Amazon. «Amazon», «Amazon DSP» y marcas similares pertenecen a Amazon.com, Inc. o sus filiales y se mencionan solo para describir el tipo de empresa al que VanTrack sirve. Amazon no respalda ni opera VanTrack y no es parte de estos Términos.
• No es un servicio de cumplimiento normativo ni de asesoría legal. VanTrack registra lo que el Cliente y sus Usuarios cargan. El Cliente sigue siendo el único responsable de cumplir las normas que le apliquen (por ejemplo, las del Departamento de Transporte de EE. UU., la FMCSA, las agencias estatales como la CHP en California, las normas laborales y las exigencias contractuales de Amazon u otros), de conservar los registros que la ley le exija en el formato que la ley exija y de decidir si un vehículo es seguro para operar.
• No es un sistema de telemetría ni de rastreo. VanTrack no instala dispositivos en los vehículos, no rastrea la ubicación de las vans ni de los Usuarios y no lee datos del vehículo en tiempo real. La información existe porque alguien la registra.
• No es un sistema de pago ni de facturación hacia terceros. Los montos, facturas y recibos que se cargan son registros del Cliente; VanTrack no procesa pagos entre el Cliente y sus talleres o proveedores.

La información que VanTrack obtiene de fuentes externas (por ejemplo, la decodificación de un VIN o los recalls de la NHTSA, o las distancias calculadas con Google Maps) se muestra tal como esas fuentes la entregan y puede contener errores u omisiones. Verifícala antes de tomar decisiones con base en ella.

4. Elegibilidad y uso empresarial

El Servicio está diseñado para empresas y se ofrece únicamente para fines comerciales y profesionales. No se ofrece a consumidores y no está dirigido a menores de 18 años; el Cliente garantiza que ningún Usuario es menor de edad. Al usar el Servicio declaras que el Cliente es una empresa legalmente constituida o un comerciante que actúa en el giro de su negocio.

5. Cuentas, usuarios autorizados y seguridad

5.1 El espacio del Cliente

Creamos un espacio para cada Cliente con un código de empresa (su subdominio) y una cuenta de administrador inicial. El Cliente decide qué personas acceden, con qué rol y durante cuánto tiempo, y es responsable de crear, actualizar y desactivar las cuentas de sus Usuarios, en especial cuando una persona deja de trabajar con él.

5.2 Responsabilidad por los Usuarios

El Cliente responde por todo lo que se haga con las cuentas de sus Usuarios, cumplan o no sus instrucciones, salvo que el acceso se deba a una falla de seguridad atribuible al Proveedor. El Cliente se compromete a informar a sus Usuarios sobre estos Términos y la Política de privacidad, a obtener de ellos las autorizaciones que la ley exija para tratar sus datos (ver sección 8 y Anexo A) y a asegurarse de que usen el Servicio de forma lícita.

5.3 Credenciales

Cada Usuario debe mantener su contraseña en secreto, no compartir su cuenta y usar contraseñas razonablemente seguras. Las cuentas son personales. El Cliente debe avisarnos sin demora a brayan.desarrollo2270@gmail.com si sospecha de un acceso no autorizado, y podremos suspender temporalmente las cuentas afectadas para proteger el Servicio. Para proteger las cuentas, el Servicio bloquea temporalmente los intentos de inicio de sesión tras varios fallos consecutivos.

5.4 Soporte dentro del espacio del Cliente

Para resolver incidencias, personal autorizado del Proveedor puede entrar al espacio del Cliente con una cuenta de soporte identificada como tal. Ese acceso se usa solo para prestar soporte o mantener el Servicio, queda registrado y está sujeto a la confidencialidad de la sección 9. El Cliente puede pedirnos que ese acceso se haga únicamente con su autorización previa.

5.5 Solicitudes de eliminación de cuenta de los Usuarios

Como las cuentas las crea el Cliente, es el Cliente quien las elimina. Un Usuario puede pedir la eliminación de su cuenta desde la aplicación móvil («Más → Eliminar mi cuenta») o desde la página pública https://app.vantrack.cloud/eliminar-cuenta/; el Servicio avisa a los administradores del Cliente, que deben atenderla desde «Usuarios» en un máximo de 15 días hábiles. Si el Cliente no lo hace en ese plazo, el Proveedor queda autorizado a eliminar los datos personales de ese Usuario (nombre, usuario, correo y acceso) conservando sus registros de operación como historial del Cliente, y a confirmarlo al Usuario. Cuando el solicitante es el único administrador del Cliente, el Proveedor lo contactará para acordar la exportación y el cierre del espacio (sección 17). Eliminar una cuenta no termina el Servicio ni exime al Cliente de las obligaciones de pago.

6. Prueba gratuita, precio y pago

6.1 Prueba gratuita

Podemos ofrecer un periodo de prueba sin costo, con la duración que indiquemos al activar el espacio. Durante la prueba el Servicio se presta «tal cual», con todas las funciones o con las que indiquemos. Al terminar la prueba sin contratar, el acceso se bloquea y los Datos del Cliente se conservan durante el plazo de la sección 17.4 para que el Cliente pueda exportarlos o contratar.

6.2 Precio

El Servicio tiene un solo plan: una tarifa fija por van registrada al mes, en dólares de los Estados Unidos, con usuarios ilimitados y sin permanencia mínima. La tarifa vigente es la publicada en https://app.vantrack.cloud/ o la indicada en la propuesta o correo de activación del Cliente. El número de vans que se cobra es el que la plataforma cuenta el primer día de cada mes en el espacio del Cliente (las vans dadas de baja no cuentan). Si acordamos por escrito un precio especial, un mínimo mensual o un precio «de fundador» por un plazo, eso prevalece mientras dure lo acordado.

6.3 Facturación y pago

Facturamos por periodos mensuales vencidos o anticipados según lo indiquemos en la factura, por los medios de pago que indiquemos. Las facturas se pagan dentro de los quince (15) días siguientes a su emisión, salvo que la factura diga otra cosa. Las Tarifas no incluyen impuestos, retenciones, tasas ni cargos bancarios; el Cliente asume los que le correspondan, excepto los impuestos sobre la renta del Proveedor. Las sumas pagadas no se devuelven, salvo que estos Términos o la ley digan lo contrario.

6.4 Mora y suspensión por falta de pago

Si una factura no se paga a tiempo, te avisaremos por correo. Si pasan diez (10) días desde el aviso sin que se pague, podremos suspender el acceso al espacio del Cliente hasta que se regularice. La suspensión no libera del pago de lo adeudado. Podemos cobrar intereses de mora a la tasa máxima que permita la ley aplicable y los costos razonables de cobranza.

6.5 Cambios de precio

Podemos cambiar las Tarifas avisando con al menos treinta (30) días de anticipación por correo o dentro del Servicio. El nuevo precio aplica desde el siguiente periodo de facturación posterior al aviso. Si no estás de acuerdo, puedes terminar el Servicio antes de esa fecha sin penalidad. Los precios acordados por escrito por un plazo determinado no cambian durante ese plazo.

7. Uso permitido y prohibido

El Cliente y sus Usuarios pueden usar el Servicio solo para administrar la flota y la operación del Cliente, conforme a la ley y a estos Términos. No está permitido:

• Usar el Servicio para fines ilegales, fraudulentos o que infrinjan derechos de terceros, ni cargar contenido ilegal, difamatorio, discriminatorio o que viole la privacidad de otras personas.
• Cargar datos personales de terceros sin tener la autorización o la base legal para hacerlo, o cargar categorías de datos que el Servicio no está diseñado para tratar (por ejemplo, datos de salud, biométricos o financieros de personas, números de seguro social o de licencia de conducir en campos de texto libre).
• Intentar acceder a espacios de otros Clientes, a sistemas o datos a los que no se tiene autorización, o probar o vulnerar la seguridad del Servicio sin nuestro permiso escrito.
• Copiar, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa o crear obras derivadas del Servicio o de la aplicación móvil, salvo en la medida en que la ley lo permita expresamente.
• Revender, sublicenciar, alquilar o prestar el Servicio a terceros, o usarlo para operar un servicio para terceros, sin acuerdo escrito con nosotros.
• Usar robots, scrapers o medios automatizados para extraer datos del Servicio, o generar una carga desproporcionada que afecte a otros Clientes.
• Introducir virus o código malicioso, o eludir límites técnicos, cuotas o controles de acceso.
• Usar el Servicio para desarrollar un producto competidor copiando sus funciones, su diseño o su apariencia.
• Eliminar o alterar avisos de propiedad intelectual, o usar nuestras marcas sin autorización.

Podemos investigar el uso del Servicio para verificar el cumplimiento de estos Términos y tomar las medidas de la sección 17 ante un incumplimiento.

8. Datos del Cliente y datos personales

8.1 Propiedad

Los Datos del Cliente son y siguen siendo del Cliente. No adquirimos ningún derecho sobre ellos salvo la licencia limitada de la sección 8.2. El Cliente es responsable de su exactitud, legalidad y contenido, y de tener los derechos necesarios para cargarlos.

8.2 Licencia para prestar el Servicio

El Cliente nos autoriza a alojar, copiar, transmitir, mostrar y procesar los Datos del Cliente únicamente para prestar, mantener, proteger y mejorar el Servicio, para prestar soporte, para cumplir obligaciones legales y conforme a las instrucciones del Cliente. Podemos generar estadísticas agregadas y anonimizadas (que no identifiquen al Cliente ni a ninguna persona) sobre el uso del Servicio para mejorarlo.

8.3 Roles frente a los datos personales

Respecto de los datos personales contenidos en los Datos del Cliente (por ejemplo, los de sus conductores y empleados), el Cliente es el responsable del tratamiento (en términos de la ley colombiana) o el negocio (en términos de las leyes de privacidad de los Estados Unidos, como la CCPA/CPRA de California), y el Proveedor actúa como encargado del tratamiento o proveedor de servicios por cuenta del Cliente. Las condiciones de ese tratamiento están en el Anexo A. Respecto de los datos de contacto del Cliente, de la facturación, de los prospectos y de los Datos de uso, el Proveedor actúa como responsable, según explica la Política de privacidad.

8.4 Obligaciones del Cliente

El Cliente garantiza que ha informado a sus Usuarios y a cualquier otra persona cuyos datos cargue sobre el tratamiento que hará en VanTrack, y que ha obtenido las autorizaciones, consentimientos o bases legales necesarias, incluidos los relativos a las fotos tomadas durante inspecciones y reportes de fallas. El Cliente debe atender las solicitudes de sus Usuarios sobre sus datos (acceso, corrección, supresión) y nosotros lo asistiremos como describe el Anexo A.

8.5 Exportación y devolución

Durante la vigencia del Servicio el Cliente puede exportar sus datos desde las funciones de reportes y exportación disponibles, y puede pedirnos una exportación completa de su espacio en un formato estructurado de uso común. Lo que ocurre con los datos al terminar está en la sección 17.4.

8.6 Copias de seguridad

Hacemos copias de seguridad periódicas de la base de datos como parte de la operación del Servicio. Las copias sirven para recuperar el Servicio ante una falla y no sustituyen las copias que el Cliente deba conservar por sus propias obligaciones; te recomendamos exportar periódicamente tus reportes.

9. Confidencialidad

Cada parte mantendrá en reserva la información confidencial de la otra a la que acceda con ocasión del Servicio (en nuestro caso, los Datos del Cliente y su información comercial; en el caso del Cliente, la información no pública sobre el Servicio, precios especiales y materiales de soporte), la usará solo para los fines de estos Términos y la protegerá con un cuidado razonable, al menos el mismo que aplica a su propia información confidencial. No es confidencial la información que sea pública sin culpa de quien la recibe, que ya conociera legítimamente, que reciba de un tercero sin deber de reserva o que desarrolle de forma independiente. Cada parte puede revelar información confidencial cuando la ley o una autoridad lo exija, avisando a la otra con antelación razonable si es legalmente posible. Esta obligación dura mientras el Servicio esté vigente y tres (3) años después, y respecto de los datos personales, mientras subsista la obligación legal.

10. Propiedad intelectual

El Servicio, la aplicación móvil, su código, diseño, bases de datos (distintas de los Datos del Cliente), textos, logotipos, marcas y documentación son propiedad del Proveedor o de sus licenciantes y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual de Colombia, de los Estados Unidos y de los tratados internacionales. Estos Términos no transfieren ningún derecho de propiedad; solo otorgan al Cliente y a sus Usuarios una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el Servicio durante su vigencia, conforme a estos Términos.

Si el Cliente o sus Usuarios nos envían sugerencias, ideas o comentarios sobre el Servicio, podemos usarlos libremente, sin obligación de pago ni de atribución, sin que ello incluya los Datos del Cliente.

Si crees que algún contenido disponible a través del Servicio infringe tus derechos de autor, escríbenos a brayan.desarrollo2270@gmail.com indicando la obra, el contenido supuestamente infractor, tus datos de contacto y una declaración de buena fe; atenderemos el aviso conforme a la ley aplicable, incluida la DMCA de los Estados Unidos cuando aplique.

11. Servicios de terceros

El Servicio se apoya en proveedores y servicios de terceros, por ejemplo: alojamiento en servidores (Hostinger), envío de correos (Brevo), Google Maps Platform para mapas, direcciones y distancias (cuando el Cliente lo tiene activado), fuentes tipográficas y bibliotecas servidas por Google y Cloudflare, las bases de datos públicas de la NHTSA para decodificar VIN y consultar recalls, y las tiendas de aplicaciones de Apple y Google para distribuir la aplicación móvil. La lista actual y la ubicación de cada uno están en la Política de privacidad. Al usar funciones que dependen de esos servicios, el Cliente y sus Usuarios aceptan también los términos de esos terceros en lo que les aplique (por ejemplo, los Términos de Google Maps Platform y la Política de privacidad de Google). No somos responsables de la disponibilidad, exactitud o prácticas de esos terceros, aunque los elegimos con cuidado y los obligamos contractualmente como describe el Anexo A.

El Servicio puede contener enlaces a sitios o herramientas externas (por ejemplo, un enlace de WhatsApp para contactar a una persona). Esos sitios no están bajo nuestro control y se rigen por sus propios términos.

12. Disponibilidad, soporte y cambios en el Servicio

12.1 Disponibilidad

Hacemos esfuerzos comercialmente razonables para que el Servicio esté disponible de forma continua, pero no garantizamos una disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores. Puede haber interrupciones por mantenimiento (que intentaremos programar fuera de horas de mayor uso y avisar cuando sea posible), por fallas de proveedores, de redes o por causas fuera de nuestro control. Si en algún momento ofrecemos un acuerdo de nivel de servicio (SLA) por escrito, sus condiciones prevalecerán sobre este párrafo.

12.2 Soporte

Prestamos soporte por correo electrónico y por los canales que indiquemos, en horario laboral, en español e inglés, con tiempos de respuesta razonables según la gravedad del problema. El soporte cubre el funcionamiento del Servicio; no incluye capacitación extensa, migraciones de datos a medida o desarrollos especiales, salvo acuerdo aparte.

12.3 Cambios y mejoras

Mejoramos el Servicio con frecuencia y podemos agregar, modificar o retirar funciones. Si retiramos una función relevante, intentaremos avisar con antelación razonable. Las funciones marcadas como «beta», «prueba» o «vista previa» pueden cambiar o desaparecer en cualquier momento y se ofrecen sin garantías adicionales.

12.4 Versiones de la aplicación móvil

Podemos exigir que la aplicación móvil se actualice a una versión mínima para seguir conectándose al Servicio, por razones de seguridad o compatibilidad. La aplicación avisará cuando sea necesario actualizarla.

13. La aplicación móvil

13.1 Licencia

Concedemos a cada Usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para instalar y usar la aplicación móvil «VanTrack» en dispositivos que posea o controle, únicamente para acceder al Servicio bajo la cuenta del Cliente y conforme a estos Términos. Las cuentas de la aplicación las crea y administra el Cliente; la aplicación no permite crear cuentas por sí misma.

13.2 Permisos del dispositivo

La aplicación solicita acceso a la cámara y a las fotos del dispositivo únicamente cuando el Usuario decide adjuntar una foto a una inspección, a una falla o a un recibo. No accede a la ubicación, a los contactos ni al micrófono. Los permisos pueden revocarse desde los ajustes del dispositivo; sin ellos, la función de fotos no estará disponible.

13.3 Condiciones de las tiendas de aplicaciones

Si obtienes la aplicación a través de Google Play, se aplican además las condiciones de Google Play. Si la obtienes a través del App Store de Apple, se aplica lo siguiente, que Apple exige incluir:

• Estos Términos se celebran únicamente entre el Usuario (y el Cliente) y el Proveedor, no con Apple. El Proveedor, y no Apple, es el único responsable de la aplicación y de su contenido.
• La licencia se limita al uso de la aplicación en productos de la marca Apple que el Usuario posea o controle, conforme a las Reglas de uso de los Términos de servicios multimedia de Apple.
• El Proveedor es el único responsable de prestar mantenimiento y soporte de la aplicación. Apple no tiene ninguna obligación de prestar mantenimiento o soporte.
• El Proveedor es el único responsable de las garantías de la aplicación, en la medida en que no se hayan excluido. Si la aplicación no cumple alguna garantía aplicable, el Usuario puede notificarlo a Apple y Apple reembolsará el precio de compra de la aplicación (si lo hubo); en la mayor medida permitida por la ley, Apple no tendrá ninguna otra obligación de garantía.
• El Proveedor, y no Apple, es responsable de atender cualquier reclamación del Usuario o de terceros relacionada con la aplicación o su uso, incluidas las de responsabilidad por producto, las de incumplimiento de requisitos legales o regulatorios y las derivadas de la legislación de protección al consumidor, privacidad o similares.
• Si un tercero reclama que la aplicación infringe sus derechos de propiedad intelectual, el Proveedor, y no Apple, será el único responsable de investigar, defender, resolver y satisfacer esa reclamación.
• El Usuario declara que no se encuentra en un país sujeto a embargo del Gobierno de los Estados Unidos ni designado por ese Gobierno como país «que apoya el terrorismo», y que no figura en ninguna lista de partes prohibidas o restringidas del Gobierno de los Estados Unidos.
• El Usuario debe cumplir los términos de terceros aplicables al usar la aplicación (por ejemplo, las condiciones de su operador de datos móviles).
• Apple y sus filiales son terceros beneficiarios de estos Términos respecto de la aplicación y, al aceptarlos, Apple tendrá derecho (y se entenderá que lo ha aceptado) a hacerlos valer frente al Usuario como tercero beneficiario.
• Las preguntas, quejas o reclamaciones sobre la aplicación se dirigen al Proveedor: VanTrack, Pereira, Risaralda, Colombia, brayan.desarrollo2270@gmail.com.

14. Garantías y exclusión de garantías

Garantizamos que prestaremos el Servicio con un cuidado y una competencia razonables, con medidas de seguridad acordes con su naturaleza (descritas en el Anexo A y en la Política de privacidad), y que no reduciremos de forma sustancial su funcionalidad principal durante un periodo pagado sin aviso.

Salvo lo dicho en el párrafo anterior y en la medida máxima permitida por la ley, el Servicio y la aplicación móvil se prestan «tal cual» y «según disponibilidad», sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, incluidas las de comerciabilidad, idoneidad para un fin particular, título, no infracción, exactitud o ausencia de errores. No garantizamos que el Servicio satisfaga los requisitos del Cliente, que funcione sin interrupciones, que los defectos se corrijan, que la información obtenida de terceros sea exacta ni que el uso del Servicio garantice el cumplimiento de ninguna norma, programa o contrato (incluidos los requisitos de Amazon para sus Delivery Service Partners, las normas del DOT, la FMCSA o cualquier autoridad estatal).

Las decisiones sobre la seguridad, el mantenimiento y la operación de los vehículos y sobre las personas que los conducen son exclusivamente del Cliente, que debe basarlas en inspecciones físicas, en el criterio de personal calificado y en las normas aplicables, no únicamente en lo que registra el Servicio.

15. Limitación de responsabilidad

En la medida máxima permitida por la ley aplicable: (a) ninguna de las partes será responsable frente a la otra por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales, punitivos o ejemplares, ni por lucro cesante, pérdida de ingresos, de negocio, de ahorros esperados, de datos (distinta de la obligación del Proveedor de restaurar desde sus copias de seguridad) o de reputación, aunque se le hubiera advertido de la posibilidad de esos daños; y (b) la responsabilidad total acumulada del Proveedor por todas las reclamaciones derivadas de estos Términos o del Servicio, por cualquier causa (contractual, extracontractual, negligencia u otra), no excederá el total de las Tarifas efectivamente pagadas por el Cliente al Proveedor en los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación, o cien dólares de los Estados Unidos (USD 100) si el Cliente no ha pagado Tarifas (por ejemplo, durante la prueba gratuita), lo que sea mayor.

Estas limitaciones no se aplican a: (i) los daños causados por dolo, fraude o culpa grave de una parte; (ii) las obligaciones de indemnidad de la sección 16; (iii) el incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad de la sección 9 por parte del Cliente; (iv) el uso del Servicio por el Cliente más allá de la licencia otorgada o el impago de las Tarifas; ni (v) cualquier responsabilidad que la ley aplicable no permita limitar o excluir. Las partes reconocen que las Tarifas reflejan esta distribución de riesgos y que sin ella el Proveedor no ofrecería el Servicio a ese precio.

16. Indemnidad

16.1 Por el Cliente

El Cliente defenderá e indemnizará al Proveedor, sus socios, empleados y contratistas frente a cualquier reclamación de terceros, y frente a los daños, sanciones, costos y gastos razonables (incluidos honorarios de abogados) que de ella resulten, cuando se derive de: (a) los Datos del Cliente o su uso en el Servicio, incluida la falta de autorización de las personas cuyos datos se cargan; (b) el uso del Servicio por el Cliente o sus Usuarios en violación de estos Términos o de la ley; (c) la operación de la flota del Cliente, sus vehículos, conductores o relaciones con terceros (incluidos Amazon, talleres y proveedores); o (d) la disputa entre el Cliente y sus Usuarios o empleados.

16.2 Por el Proveedor

El Proveedor defenderá e indemnizará al Cliente frente a reclamaciones de terceros que aleguen que el Servicio, usado conforme a estos Términos, infringe una patente, un derecho de autor o una marca de ese tercero, o se apropia indebidamente de un secreto comercial, y pagará los daños y costos que un tribunal ordene o que se acuerden en una transacción aprobada por el Proveedor. Esta obligación no cubre reclamaciones derivadas de los Datos del Cliente, de modificaciones no hechas por el Proveedor, de la combinación del Servicio con productos ajenos o del uso en violación de estos Términos. Si el Servicio es objeto de una reclamación de ese tipo, el Proveedor podrá, a su elección, obtener el derecho de seguir usándolo, modificarlo para que no infrinja o terminarlo devolviendo las Tarifas pagadas por anticipado y no disfrutadas.

16.3 Procedimiento

La parte indemnizada avisará sin demora a la otra de la reclamación, le permitirá controlar la defensa y la transacción (sin aceptar obligaciones a cargo de la parte indemnizada sin su consentimiento) y cooperará razonablemente a su costa.

17. Suspensión y terminación

17.1 Terminación por el Cliente

El Cliente puede terminar el Servicio en cualquier momento avisándonos por correo; la terminación surte efecto al final del periodo de facturación en curso y no da derecho a reembolso de lo ya pagado, salvo lo previsto en la sección 6.5 o 12.3.

17.2 Suspensión por el Proveedor

Podemos suspender total o parcialmente el acceso del Cliente o de un Usuario, avisando cuando sea razonablemente posible, si: (a) hay un incumplimiento de la sección 7 o un uso que ponga en riesgo la seguridad o la integridad del Servicio o de terceros; (b) hay facturas vencidas conforme a la sección 6.4; (c) lo exige una autoridad o la ley; o (d) termina la prueba gratuita sin contratar. Levantaremos la suspensión cuando desaparezca la causa.

17.3 Terminación por el Proveedor

Podemos terminar estos Términos: (a) si el Cliente incumple de forma sustancial y no lo corrige dentro de los quince (15) días siguientes a nuestro aviso; (b) de inmediato, si el incumplimiento es grave o no puede corregirse, o si el Cliente entra en insolvencia o liquidación; o (c) por conveniencia, con al menos sesenta (60) días de aviso, caso en el cual devolveremos la parte proporcional de las Tarifas pagadas por adelantado y no disfrutadas.

17.4 Efectos: exportación y borrado de datos

Al terminar o vencer el Servicio por cualquier causa, el Cliente dejará de tener acceso. Durante los treinta (30) días siguientes podrá pedirnos una exportación completa de sus Datos del Cliente, que entregaremos en un formato estructurado de uso común. Pasado ese plazo, o antes si el Cliente lo pide por escrito, eliminaremos los Datos del Cliente de nuestros sistemas de producción, y desaparecerán de las copias de seguridad dentro de los noventa (90) días siguientes por la rotación normal de esas copias. Podemos conservar la información que la ley nos obligue a guardar (por ejemplo, facturas y registros contables) y los Datos de uso, con las garantías de la Política de privacidad. Las secciones que por su naturaleza deban sobrevivir (incluidas las 6, 8.1, 9, 10, 14, 15, 16, 17.4, 19 y 20) seguirán vigentes.

18. Cambios a estos Términos

Podemos modificar estos Términos. Si el cambio es sustancial, lo avisaremos con al menos quince (15) días de anticipación por correo al administrador del Cliente o mediante un aviso en el Servicio; la nueva versión indicará su fecha. El uso del Servicio después de esa fecha (incluido el inicio de sesión, que registra la versión aceptada) constituye aceptación de los nuevos Términos. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el Servicio antes de la fecha de entrada en vigor y, si pagó por adelantado un periodo que no disfrutará, le devolveremos la parte proporcional. Los cambios exigidos por la ley o por razones de seguridad pueden entrar en vigor de inmediato.

19. Ley aplicable y solución de controversias

19.1 Ley aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, sin aplicar sus normas de conflicto de leyes. Se excluye la aplicación de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías. Nada de lo anterior priva al Cliente ni a los Usuarios de las protecciones que les otorguen normas imperativas del lugar donde se encuentran (por ejemplo, las leyes de privacidad de su estado en los Estados Unidos).

19.2 Negociación previa

Antes de iniciar cualquier acción, la parte afectada avisará por escrito a la otra describiendo la controversia, y ambas intentarán resolverla de buena fe durante treinta (30) días, incluso mediante una reunión virtual entre personas con capacidad de decisión.

19.3 Arbitraje

Toda controversia que no se resuelva en ese plazo y que se derive de estos Términos o del Servicio se resolverá definitivamente mediante arbitraje administrado por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, conforme a su reglamento de arbitraje internacional cuando el Cliente esté domiciliado fuera de Colombia y a su reglamento de arbitraje nacional en los demás casos. El tribunal estará integrado por un (1) árbitro, el arbitraje se realizará en Bogotá, Colombia, preferentemente de forma virtual, y en español, salvo que las partes acuerden el inglés. El laudo será definitivo y vinculante y podrá ejecutarse ante cualquier tribunal competente, incluidos los de los Estados Unidos conforme a la Convención de Nueva York de 1958. Cada parte asumirá sus propios costos salvo que el laudo disponga otra cosa.

19.4 Excepciones

Cualquiera de las partes podrá acudir a un tribunal competente para (a) obtener medidas cautelares o de protección urgente de sus derechos de propiedad intelectual o de su información confidencial, o (b) reclamar el pago de sumas líquidas no disputadas. Las reclamaciones de cuantía menor podrán presentarse ante el juzgado de pequeñas causas competente del domicilio del demandado si la ley lo permite.

19.5 Reclamaciones individuales

En la medida permitida por la ley, las controversias se resolverán de forma individual: ninguna parte participará en acciones de clase, colectivas o representativas contra la otra en relación con estos Términos, y el árbitro no podrá consolidar reclamaciones de distintos Clientes ni presidir procedimientos de clase.

19.6 Plazo para reclamar

Salvo que la ley aplicable imponga un plazo mayor que no pueda reducirse, cualquier reclamación derivada de estos Términos deberá iniciarse dentro de los dos (2) años siguientes al hecho que la origine.

20. Disposiciones generales

• Acuerdo completo. Estos Términos, con la Política de privacidad, el Anexo A y cualquier orden o acuerdo escrito que los incorpore, constituyen el acuerdo completo entre las partes sobre el Servicio y reemplazan cualquier acuerdo o comunicación anterior sobre el mismo objeto. No nos obligan los términos impresos en órdenes de compra o portales de proveedores del Cliente.
• Idioma. Estos Términos se redactan en español y se publican también en inglés para comodidad del Cliente. Ambas versiones tienen el mismo contenido; si hubiera una discrepancia de interpretación, prevalecerá la versión en español.
• Cesión. El Cliente no puede ceder estos Términos sin nuestro consentimiento escrito, salvo a quien adquiera la totalidad de su negocio, avisándonos. Podemos cederlos a una filial o a quien adquiera nuestro negocio o el Servicio, avisando al Cliente.
• Fuerza mayor. Ninguna parte será responsable por retrasos o incumplimientos (distintos del pago) causados por hechos fuera de su control razonable, como fallas generalizadas de internet o de proveedores de nube, ataques informáticos a gran escala, desastres naturales, epidemias, actos de autoridad, guerra o disturbios.
• Avisos. Los avisos al Proveedor se envían a brayan.desarrollo2270@gmail.com. Los avisos al Cliente se envían al correo del administrador registrado en el Servicio o se muestran dentro del Servicio, y se entienden recibidos al día hábil siguiente del envío. El Cliente debe mantener actualizado ese correo.
• Independencia. Las partes son contratistas independientes; estos Términos no crean sociedad, agencia, relación laboral ni franquicia.
• Divisibilidad y renuncia. Si alguna cláusula se declara inválida, se aplicará en la mayor medida posible y las demás seguirán vigentes. La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia a él.
• Exportaciones. El Cliente cumplirá las leyes de control de exportaciones y sanciones que le apliquen y no usará el Servicio desde países o para personas sujetos a sanciones de los Estados Unidos o de Colombia.
• Terceros. Salvo lo previsto para Apple en la sección 13.3 y para los indemnizados en la sección 16, estos Términos no otorgan derechos a terceros.
• Encabezados. Los títulos y el resumen inicial son solo para facilitar la lectura y no afectan la interpretación.

21. Contacto

Para cualquier pregunta sobre estos Términos, para avisos legales o para ejercer los derechos descritos aquí, escríbenos a brayan.desarrollo2270@gmail.com o a Pereira, Risaralda, Colombia. Para preguntas sobre datos personales, consulta la Política de privacidad, que indica el canal y los plazos de atención.

Anexo A. Condiciones de tratamiento de datos

Este Anexo regula el tratamiento que el Proveedor hace, por cuenta del Cliente, de los datos personales contenidos en los Datos del Cliente (los «Datos tratados»). Prevalece sobre el resto de los Términos en lo relativo a ese tratamiento. Está redactado para cumplir, a la vez, con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia (incorporado al Decreto 1074 de 2015), con la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA, modificada por la CPRA) y sus reglamentos, y con las demás leyes estatales de privacidad de los Estados Unidos que exigen un contrato entre el negocio y su proveedor de servicios o procesador.

A.1 Roles y alcance

El Cliente es el responsable del tratamiento (o el «negocio» / «controlador») y el Proveedor es el encargado del tratamiento (o el «proveedor de servicios» / «procesador»). El Cliente determina los fines y medios del tratamiento; el Proveedor trata los Datos tratados únicamente para prestar el Servicio descrito en estos Términos, conforme a las instrucciones documentadas del Cliente (estos Términos, la configuración del Servicio y las instrucciones escritas adicionales que sean razonables).

A.2 Detalles del tratamiento

A.3 Obligaciones del Proveedor

• Tratar los Datos tratados solo para la finalidad comercial específica de prestar el Servicio al Cliente y conforme a sus instrucciones; no para ningún otro fin, ni fuera de la relación directa con el Cliente.
• No vender ni compartir los Datos tratados (en el sentido de la CCPA/CPRA), no usarlos para publicidad dirigida ni comportamental, no combinarlos con datos de otros Clientes o de otras fuentes salvo que la ley lo permita expresamente para prestar el Servicio, y no conservarlos, usarlos ni revelarlos para fines distintos de los indicados.
• Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos estén sujetas a confidencialidad y reciban instrucciones sobre su protección.
• Aplicar medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas apropiadas, descritas en A.6, para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Notificar al Cliente, sin dilación indebida y a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a confirmarlo, cualquier incidente de seguridad que afecte a los Datos tratados, con la información disponible sobre su naturaleza, alcance y las medidas tomadas, y colaborar con el Cliente en la gestión del incidente y en las notificaciones que la ley le exija. En Colombia, el Proveedor reportará además a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando le corresponda como encargado.
• Asistir al Cliente, con medios razonables, para atender las solicitudes de los titulares (conocer, acceder, actualizar, rectificar, suprimir, revocar la autorización, portar, limitar u oponerse) dentro de los plazos legales, y remitirle sin demora cualquier solicitud que reciba directamente de un titular relacionada con los Datos tratados, sin responderla por su cuenta salvo para indicar al titular que debe dirigirse al Cliente.
• Avisar al Cliente si considera que una instrucción infringe la ley de protección de datos aplicable, y si deja de poder cumplir las obligaciones de este Anexo, caso en el cual el Cliente podrá suspender la transferencia de datos y exigir que se detenga y corrija el tratamiento no autorizado.
• Poner a disposición del Cliente la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de este Anexo y permitir, con aviso previo razonable, no más de una vez al año (salvo tras un incidente), auditorías o evaluaciones razonables a costa del Cliente, que podrán satisfacerse mediante informes, certificaciones o cuestionarios cuando sea proporcionado.
• Al terminar el Servicio, devolver o eliminar los Datos tratados conforme a la sección 17.4, salvo lo que la ley obligue a conservar.

A.4 Subencargados

El Cliente autoriza de forma general al Proveedor a usar subencargados para prestar el Servicio (alojamiento, respaldo, envío de correos, mapas y similares). La lista vigente, con la función y el país de cada uno, está en la Política de privacidad. El Proveedor impondrá a cada subencargado, por contrato, obligaciones de protección de datos sustancialmente equivalentes a las de este Anexo y responderá ante el Cliente por su cumplimiento. Avisaremos con al menos quince (15) días de anticipación (por correo al administrador o en la Política de privacidad) antes de incorporar un nuevo subencargado que trate Datos tratados; si el Cliente tiene una objeción razonable y no encontramos una alternativa, podrá terminar el Servicio sin penalidad.

A.5 Transferencias y transmisiones internacionales

El Proveedor opera desde Colombia y aloja el Servicio en servidores ubicados en los Estados Unidos. Los Datos tratados pueden ser consultados desde Colombia para soporte y operación. A efectos de la Ley 1581 de 2012, el Cliente, como responsable, autoriza la transmisión de los Datos tratados al Proveedor como encargado, y este Anexo cumple la función del contrato de transmisión que exige el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Los Estados Unidos figuran en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia (Circular Externa 005 de 2017, incorporada a su Circular Única). El Proveedor no transferirá los Datos tratados a otros países sin asegurar un nivel de protección adecuado o sin autorización del Cliente.

A.6 Medidas de seguridad

El Proveedor mantiene, como mínimo: cifrado de las comunicaciones (HTTPS/TLS) entre los dispositivos y el Servicio; contraseñas almacenadas con funciones de hash robustas y nunca en texto claro; aislamiento de los datos de cada Cliente en un esquema de base de datos separado; control de acceso por roles definido por el Cliente; archivos (fotos y recibos) servidos solo a usuarios autenticados; bloqueo temporal tras intentos fallidos de inicio de sesión; registros de acceso; cabeceras de seguridad en la aplicación web; copias de seguridad diarias de la base de datos con rotación; actualizaciones de seguridad del sistema y sus dependencias; y acceso del personal del Proveedor limitado a lo necesario, con credenciales individuales. Revisamos estas medidas periódicamente y podemos mejorarlas sin reducir el nivel de protección.

A.7 Obligaciones del Cliente

El Cliente garantiza que: cumple la ley de protección de datos que le aplique como responsable o negocio; ha informado a los titulares y cuenta con la autorización o base legal para cargar sus datos en el Servicio y para que se traten en los Estados Unidos y en Colombia; no cargará datos sensibles ni datos de menores de edad; configurará los accesos y roles de forma adecuada; y atenderá las solicitudes de los titulares. El Cliente mantiene la responsabilidad frente a los titulares y las autoridades por el tratamiento que ordena, sin perjuicio de la responsabilidad del Proveedor por sus propios incumplimientos.